Yazaki

Oświadczenie o ochronie danych osobowych dla pracowników

 

My, Yazaki Automotive Products Poland (dalej jako „my” lub „Yazaki”), bardzo poważnie traktujemy ochronę Państwa danych osobowych oraz zachowanie ich poufności. Przetwarzanie Państwa danych osobowych ma miejsce wyłącznie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, zwłaszcza z Europejskiego Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (dalej jako „RODO”) oraz polskiej ustawy o ochronie danych osobowych (dalej jako „UODO”).

Yazaki jest spółką zależną Yazaki Corporation z siedzibą w Japonii (Yazaki Corporation oraz jej ogólnoświatowe spółki zależne, dalej jako „Grupa Yazaki”).

Poprzez niniejsze Oświadczenie o ochronie danych osobowych chcielibyśmy poinformować Państwa o przetwarzaniu przez nas Państwa danych osobowych w ramach istniejącego między nami stosunku pracy. W celu zapewnienia ochrony danych osobowych opracowaliśmy również ogólnoeuropejskie wytyczne firmowe dotyczące przetwarzania danych osobowych (dalej jako „Polityki europejskie”). Aktualne Polityki europejskie uzupełniają i precyzują niniejsze Oświadczenie o ochronie danych osobowych oraz są stale dostępne w sieci intranet. W razie konieczności Polityki europejskie będą przez nas aktualizowane i uzupełniane. W zakresie, w jakim będzie to niezbędne dla celów ochrony danych osobowych, będziemy oczywiście angażować w te działania przedstawicieli pracowników oraz poinformujemy ich z wyprzedzeniem, aby zapewnić pełną zaufania współpracę.

1.Administrator i Inspektor ochrony danych osobowych

Administratorem danych w zakresie danych przetwarzanych w rozumieniu prawa ochrony danych jest:

Yazaki Automotive Products Poland

ul. Wyzwolenia 27

43-190 Mikołów

 

W sprawie zapytań lub sugestii dotyczących ochrony danych osobowych prosimy o kontakt z nami. Mogą się Państwo kontaktować m.in. z lokalnym Koordynatorem ds. ochrony danych osobowych (KODO). Funkcję lokalnego KODO w spółce Yazaki Automotive Products Poland pełni:

Pani Marta Turczyk, z którą można się kontaktować pod adresem marta.turczyk@yazaki-europe.com

Mogą się Państwo również kontaktować z naszym Inspektorem ds. ochrony danych w Niemczech pod adresem:

Yazaki Europe Limited, Oddział w Kolonii

Robert-Bosch-Str. 43

50769 Kolonia

Adres e-mail: dataprotection@yazaki-europe.com

 

2. Przedmiot ochrony danych osobowych

Przepisy o ochronie danych osobowych odnoszą się do ochrony Państwa „danych osobowych”. Dane osobowe obejmują wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osoba, której dane dotyczą”), takie jak imię i nazwisko, adres pocztowy, adres e-mail lub numer telefonu. Ponadto obejmują one informacje, które powstają w toku zatrudnienia, takie jak szczegóły na temat Państwa kwalifikacji, szkoleń czy etapów kariery.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Poniżej znajduje się przegląd celów i podstaw prawnych przetwarzania Państwa danych w kontekście stosunku pracy. Ponadto dodatkowe informacje można znaleźć w Politykach europejskich oraz — w stosownych przypadkach — w dokumentach przekazanych Państwu w toku zatrudnienia.

3.1 Przygotowanie i świadczenie pracy w ramach stosunku zatrudnienia

Przetwarzamy Państwa dane osobowe w zakresie, w jakim jest to niezbędne do wykonania umowy na podstawie której są Państwo zatrudnieni. Do tych celów należą w szczególności:

  • zarządzanie w celach administracyjnych, księgowości i ubezpieczeń,
  • komunikacja z klientami,
  • organizacja podróży służbowych, szkoleń i dalszego kształcenia,
  • organizacja awansów, przeniesień i innego rodzaju rozwoju zawodowego,
  • przetwarzanie Państwa wniosków (np. dotyczących urlopu rodzicielskiego, leasingu pojazdu),
  • rozwój osobisty pracowników,
  • dokumentowanie i ocena poszczególnych usług,
  • ogólne wsparcie pracownicze.

Podstawę prawną przetwarzania danych w takich przypadkach stanowi art. 6(1)(b) RODO („wykonanie umowy”).

Dane zostaną przez nas usunięte lub poddane anonimizacji, w przypadku gdy nie będą już niezbędne w ramach stosunku zatrudnienia oraz gdy nie będzie istniała inna podstawa prawna ich przetwarzania. W drugim przypadku usuwamy lub poddajemy dane anonimizacji, gdy inna podstawa prawna nie ma już zastosowania. Zanonimizowane dane nie mogą już zostać przyporządkowane do Państwa osoby. Zasadniczo dane są usuwane lub anonimizowane po dziesięciu latach od odejścia pracownika z Yazaki. Dłuższy okres przechowywania Państwa danych może mieć zastosowanie w szczególności w celu spełnienia wymogów prawnych (np. w związku z uprawnieniami emerytalnymi lub obowiązkami przechowywania i archiwizacji danych wynikającymi z przepisów podatkowych lub przepisów prawa handlowego).

3.2 Ochrona prawnie uzasadnionych interesów

Przetwarzamy też Państwa dane osobowe w zakresie wymaganym do ochrony naszych prawnie uzasadnionych interesów lub interesów stron trzecich. W szczególności dążymy do realizacji poniższych interesów, które jednocześnie stanowią odnośne cele przetwarzania danych:

  • sprawowanie funkcji zarządczych,
  • tworzenie katalogów organizacyjnych,
  • zarządzanie personelem i planowanie operacyjne zatrudnienia,
  • dokumentowanie i ocena wyników operacyjnych,
  • komunikacja wewnętrzna,
  • zapewnienie bezpieczeństwa operacyjnego,
  • marketing personalny,
  • odpowiadanie na wezwania organów państwowych,
  • dochodzenie roszczeń prawnych,
  • prowadzenie dochodzeń w zakresie zgodności z przepisami,
  • monitoring wizyjny.

Podstawę prawną przetwarzania danych w takich przypadkach stanowi art. 6(1)(f) RODO („ochrona prawnie uzasadnionych interesów”).

Dane zostaną przez nas usunięte lub poddane anonimizacji w przypadku, gdy nie będą już niezbędne w ramach realizowanych celów oraz gdy nie będzie istniała inna podstawa prawna ich przetwarzania. W drugim przypadku usuwamy lub poddajemy dane anonimizacji, gdy inna podstawa prawna nie ma już zastosowania. Zanonimizowane dane nie mogą już zostać przyporządkowane do Państwa osoby.

3. 3 Wykonywanie obowiązków prawnych

Przetwarzamy też Państwa dane osobowe w celu wywiązania się z obowiązków ustawowych lub innych obowiązków prawnych. Takie istotne obowiązki mogą wynikać np. z prawa handlowego, prawa podatkowego, przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, prawa finansowego lub prawa karnego. Obowiązki ustawowe i prawne mogą też wynikać z przepisów bezpieczeństwa pracy, zarządzania zdrowiem oraz badania biegłości. Cel przetwarzania danych odpowiada obowiązkowi ustawowemu lub prawnemu. Zasadniczo przetwarzanie danych ma na celu wywiązanie się z obowiązków kontroli i informowania nałożonych przez państwo. Podstawę prawną przetwarzania danych w takich przypadkach stanowi art. 6(1)(c) RODO („wypełnianie obowiązków prawnych”).

Usuwamy lub poddajemy dane anonimizacji po wygaśnięciu obowiązku prawnego lub gdy nie istnieje inna podstawa prawna przetwarzania danych. W drugim przypadku usuwamy lub poddajemy dane anonimizacji, gdy inna podstawa prawna nie ma już zastosowania. Zanonimizowane dane nie mogą już zostać przyporządkowane do Państwa osoby.

3.4 Zgoda

W przypadku określonych działań związanych z przetwarzaniem danych zwrócimy się do Państwa z prośbą o wyrażenie zgody na przetwarzanie Państwa danych osobowych. Jeżeli wyrazili Państwo lub wyrażą w przyszłości zgodę na przetwarzanie danych w określonych celach, wynikają one z odpowiedniego oświadczenia o wyrażeniu zgody. Podstawę prawną przetwarzania danych w takich przypadkach stanowi art. 6(1)(a) RODO („zgoda”). Swoją zgodę mogą Państwo wycofać w dowolnym momencie. Nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Dane zostaną przez nas usunięte lub poddane anonimizacji, w przypadku gdy nie będą już niezbędne do realizowanych celów, a także w przypadku wycofania przez Państwa zgody lub gdy nie będzie istniała inna podstawa prawna ich przetwarzania. W ostatnim z wymienionych przypadków usuwamy lub poddajemy dane anonimizacji, gdy inna podstawa prawna nie ma już zastosowania. Zanonimizowane dane nie mogą już zostać przyporządkowane do Państwa osoby.

4. Odbiorcy danych osobowych

Będziemy przekazywać Państwa dane osobowe zewnętrznym odbiorcom wyłącznie, jeżeli będzie to wymagane do wykonania umowy o pracę, jeżeli będzie to wymagane w ramach innej podstawy prawnej, lub jeżeli otrzymamy w tym zakresie Państwa zgodę. Zewnętrznymi odbiorcami mogą być np.:

  • Usługodawcy (podmioty przetwarzające), jak dostawcy usług IT, operatorzy centrów przetwarzania danych, dostawcy usług płacowych oraz spółki powiązane Grupy Yazaki. Z takimi podmiotami przetwarzającymi regularnie zawieramy umowy o przetwarzanie danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO, chyba że istnieje inna podstawa prawna przekazania danych usługodawcy. Podmioty przetwarzające dane są starannie wybierane i regularnie przez nas monitorowane w celu zapewnienia ochrony Państwa praw i danych osobowych. Usługodawcy mogą przetwarzać dane wyłącznie zgodnie z określonymi przez nas wytycznymi.
  • Władze i instytucje państwowe, takie jak prokuratura, sądy i organy podatkowe, którym zobowiązani jesteśmy przekazywać dane osobowe z powodów prawnych. W takich przypadkach dane zostają przekazane na podstawie art. 6(1)(c) RODO.
  • Spółki powiązane Grupy Yazaki, którym dane przekazywane są w oparciu o Państwa zgodę, w celu wykonania umowy o pracę lub realizacji prawnie uzasadnionych interesów. W takich przypadkach dane zostają przekazane na podstawie art. 6(1)(a), (b) i/lub (f) RODO.
  • Doradcy podatkowi i kancelarie prawne, którym dane przekazywane są w zakresie wykraczającym poza przetwarzanie danych określone w naszych wytycznych.

 

5. Przetwarzanie danych w państwach trzecich

Jeżeli dane zostaną przesłane do przedsiębiorstw lub innych odbiorców, których miejsce prowadzenia działalności lub miejsce przetwarzania Państwa danych nie znajduje się w Państwie Członkowskim Unii Europejskiej ani w innym państwie będącym stroną Porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym, gwarantujemy, iż przed przesłaniem danych — oprócz przypadków dozwolonych prawem — odbiorca posiadać będzie odpowiedni stopień ochrony danych (np. w drodze decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, lub poprzez zapewnienie odpowiednich zabezpieczeń, takich jak przystąpienie odbiorcy do amerykańsko-europejskiego porozumienia „Tarcza prywatności” (Privacy Shield), lub zawarcie umowy opartej na standardowych klauzulach umownych Unii Europejskiej z odbiorcą) lub otrzymamy odpowiednią Państwa zgodę. Więcej informacji można znaleźć w Politykach europejskich.

W każdej chwili mogą Państwo od nas otrzymać wykaz odbiorców z państw trzecich oraz opis odpowiednich zabezpieczeń stosowanych w każdym z tych państw mających na celu zapewnienie właściwego stopnia ochrony danych. Aby otrzymać taki wykaz, należy się zwrócić do osoby kontaktowej wskazanej w punkcie 1.

6. Źródła i kategorie danych osobowych w przypadku ich pozyskiwania niebezpośrednio od Państwa

Przetwarzamy również dane osobowe, których nie pozyskaliśmy bezpośrednio od Państwa. Niektóre dane osobowe pozyskujemy też od stron trzecich. Poniżej przedstawiamy źródła i kategorie danych pozyskiwanych od stron trzecich:

  • Od spółek powiązanych Grupy Yazaki możemy pozyskiwać informacje na temat współpracy z Państwem.
  • Od organów podatkowych, agencji socjalnych i zrzeszeń zapewniających ubezpieczenie od odpowiedzialności pracodawców możemy pozyskiwać określone dane istotne w odnośnym kontekście.

 

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Jako osoba, której dotyczy przetwarzanie danych, mają Państwo szereg praw przysługujących na mocy RODO. W szczególności:

Prawo do informacji: Mają Państwo prawo do otrzymania informacji o Państwa danych, które przechowujemy.

Prawo do sprostowania i usunięcia danych: Mogą Państwo domagać się skorygowania niepoprawnych danych oraz – w zakresie zgodnym z wymogami prawa – usunięcia swoich danych.

Prawo do ograniczenia przetwarzania: W zakresie, w jakim spełnione są wymogi prawne, mogą Państwo domagać się od nas ograniczenia przetwarzania Państwa danych.

Prawo do przenoszenia danych: Jeżeli dostarczyli nam Państwo dane na podstawie umowy lub zgody, mogą Państwo — zgodnie z wymogami prawa — domagać się otrzymania dostarczonych danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, lub domagać się przesłania przez nas tych danych do innej odpowiedzialnej osoby.

Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w przypadku „prawnie uzasadnionego interesu” jako podstawy prawnej: Mają Państwo prawo — z przyczyn wynikających z Państwa szczególnej sytuacji — do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania przez nas Państwa danych, gdy przetwarzanie to oparte jest na podstawie „prawnie uzasadnionego interesu”. Jeżeli skorzystają Państwo z prawa sprzeciwu, zaprzestaniemy przetwarzania Państwa danych, chyba że — zgodnie z wymogami prawa — będziemy mogli wykazać istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, które będą nadrzędne nad Państwa prawami.

Prawo do wycofania zgody: Jeżeli zgodzili się Państwo na przetwarzanie swoich danych, w dowolnym momencie mogą Państwo wycofać swoją zgodę ze skutkiem na przyszłość. Zgodność z prawem przetwarzania Państwa danych przed wycofaniem zgody pozostaje bez zmian. Zgodę można wycofać m.in. za pośrednictwem tego samego punktu kontaktowego, przez który została ona przez Państwa udzielona.

Prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego: Mogą Państwo złożyć skargę do właściwego organu nadzorczego, jeżeli Państwa zdaniem przetwarzanie Państwa danych narusza obowiązujące prawo. Mogą Państwo skontaktować się z organem ds. ochrony danych właściwym dla miejsca Państwa zamieszkania lub Państwa kraju lub z organem ochrony danych właściwym dla nas.

8. Okres przechowywania

Informacje dotyczące okresu przechowywania danych osobowych można znaleźć w odnośnym akapicie niniejszego oświadczenia. Przechowujemy Państwa dane osobowe tak długo, jak jest to konieczne dla realizacji celów lub — w przypadku wyrażenia zgody — tak długo, jak nie wycofali Państwo zgody (i nie ma zastosowania żadna inna podstawa prawna). W przypadku sprzeciwu usuniemy Państwa dane osobowe, chyba że ich dalsze przetwarzanie może być uzasadnione w oparciu o właściwe przepisy ustawowe. Usuwamy Państwa dane osobowe także, gdy jesteśmy do tego prawnie zobowiązani. Więcej informacji można znaleźć w Politykach europejskich.

9. Kontakt

Mogą się Państwo z nami (bezpłatnie) skontaktować w kwestii wszelkich pytań odnoszących się do przetwarzania Państwa danych osobowych, przysługujących Państwu praw jako osobom, których dane dotyczą oraz wszelkich udzielonych zgód. W celu skorzystania z powyższych praw prosimy o zwrócenie się do punktów kontaktowych wskazanych powyżej.

10. Wersja

Zastosowanie ma najnowsza wersja niniejszego oświadczenia o ochronie danych. Wersja: 28 maja 2019 roku.

YAZAKI AUTOMOTIVE PRODUCTS POLAND Sp. z o.o.

ul. Wyzwolenia 27
43-190 Mikołów

NIP: 634-24-60-742
REGON: 277812884